El turismo de negocios es tan importante que, por ejemplo, fue el tercer motivo por el cual se visitó la Ciudad de México el año pasado , lo cual indica que siendo un sector tan relevante, existen cada vez más herramientas que pueden contribuir a hacer de cada viaje, la mejor experiencia. AltoNivel.com
Una planeación efectiva es necesaria para lograr un itinerario exitoso, y las primeras ocasiones son vitales para desarrollar habilidades en viajes posteriores.
Viajar implica organizar un itinerario que inspire confianza de que todo está bajo control, para que puedas enfocarte en el objetivo principal: tus objetivos de negocio. Se necesita planificar desde hospedaje hasta alimentos, y por supuesto las herramientas de trabajo, específicamente aquellas que te permitan estar conectado en todo momento y de manera remota para lograr eficiencia al máximo.
Por esto, aquí cinco aliados que te ayudarán en tu próximo viaje de negocios y que, incluso, podrían dejarte tiempo para disfrutar del destino en espacios libres:
1.- Detalle de gastos
Es elemental. Además de otorgar credibilidad para ti y tu empresa, te ayudará a tener un orden de lo que desembolsaste. Lo mejor es llevar un detalle que permita visualizar lo gastado, para esto existen diversas aplicaciones móviles donde puedes ir registrando cada transacción.
Intenta utilizar solamente una forma de pago para todo. Existen plásticos para gastos corporativos que funcionan muy eficientemente y que ayudan a que, tanto tú como tu empresa, tengan el control de lo gastado, casi en tiempo real. También entérate siempre antes de pagar, si emiten factura y cómo se solicita, es más sencillo si al momento las recibes en tu correo electrónico.
2.- Geolocalización
Investiga antes cómo realizarás tus traslados, ya sea del aeropuerto o de una central de autobuses. Revisa las alternativas, dónde están localizadas y cuál es su costo aproximado; y si puedes, lo ideal es reservar estos traslados con anticipación. Si vas manejando, averigua cuáles son las mejores vías para trasladarte, así como el tiempo que te llevará llegar. Afortunadamente, todo esto lo puedes hacer vía electrónica.
Infórmate sobre las condiciones de tránsito de acuerdo con los horarios en los que tendrás tus reuniones, pues la puntualidad es fundamental. No te confíes en el cálculo que hagas por la noche, recuerda que las horas pico pueden cambiar dramáticamente el tiempo del trayecto. Investigar estos datos es tan importante como saber el código de vestimenta o las características específicas de la región cuando se refiere a reuniones de negocios. Esto es de suma relevancia, ya que así tendrás al final del día una agenda completamente lograda y serás costo-efectivo. Utiliza aplicaciones móviles de geolocalización para que sea sencillo trasladarte, hay opciones que no necesitan internet por si tu servicio no funciona de primera instancia.
3.- Conectividad
No es igual estar conectado de manera remota que en una oficina física, y para eso se necesita un buen dispositivo con internet inalámbrico de alta velocidad. Los smartphones por lo general pueden utilizarse como módem, asegúrate antes de estar al corriente de tus pagos de celulares y contar con el plan de datos adecuado para todo tu itinerario. Muchas aerolíneas también ya ofrecen wi-fi en sus vuelos, lo cual te ayudará a trabajar entre nubes.
Apóyate de distintos dispositivos como una tablet, laptop o un híbrido que te permita trabajar y resolver en todo momento. Esto seguro será más cómodo y práctico al instante que necesites descargar una presentación, enviar un documento o hacer un cambio de último momento.
4.- Medios de pago
Conoce a fondo los beneficios de tu medio de pago. Lo ideal es reducir al máximo el uso de efectivo, por control y por seguridad. Tu tarjeta corporativa o personal puede hacer una gran diferencia en tu viaje, si realmente aprovechas sus beneficios: desde el servicio de concierge que te ayude a planear y gestionar el viaje, las salas VIP en los aeropuertos, los descuentos o promociones que podría haber en el momento de tu viaje, los puntos recompensa que podrías obtener, los seguros de viajero que podría tener. En fin, hay una gran gama de posibilidades que puedes aprovechar si revisas con detalle los beneficios de tu medio de pago.
Incluso, aunque los imprevistos son lo último en que pensamos, conocer esta información puede hacer la diferencia. Intenta utilizar, en la medida de lo posible, solo una forma de pago para todo, y tener otra exclusiva para emergencias. Esto te ayudará a tener un mayor control y mejores beneficios.
5. Esparcimiento
No todo en un viaje de negocios es estrictamente formal. Se vale tener momentos de esparcimiento que aminoren el estrés provocado en las juntas de trabajo. Puedes optar por pasar un momento en la alberca del hotel, dar un pequeño paseo turístico, o bien si el tiempo no da, puedes llevar un libro y despejarte leyendo un poco.
Y si organizar este tema no tuvo espacio en tu planeación previa, podrías optar, si tienes el servicio, por llamar un servicio de concierge que se encargue de trabajar en un itinerario sugerido, de acuerdo al tiempo con el que cuentas, mientras tú estás en tus reuniones.
Y finalmente, otro tema importante: no olvides mantener tu rutina de ejercicio diario. Encuentra el espacio y el momento ideal en donde estés, pero no dejes de lado ese momento clave para tu salud, que además genera endorfinas y te da energía
Con estos cinco aliados podrás lograr una exitosa agenda en tu próximo viaje de negocios, tendrás un mejor resultado al finalizarlo, y será más sencillo presentar todos tus reportes. Los viajes, son para disfrutarlos.