Así es, ¿cuánto tiempo estás dispuesto a seguir perdiendo y cuánto dinero quieres seguir derrochando? Estas grandes preguntas las hago para obligarte a detenerte y reflexionar sobre el uso del tiempo en tu vida y en tu negocio.
A menudo, te escuchas o escuchas a tus empleados soltar frases como:
– Se me fue el día y no logré terminar el informe.
– Estuvimos más de tres horas en reunión y no logramos concretar nada.
– Se me pasó por alto la reunión que habíamos acordado.
– Me comprometí a terminar de armar el equipo, pero no sé en qué se me fue el tiempo, y no lo logre.
Sean frecuentes o no estas situaciones en tu vida o en tu negocio, representan tiempo perdido, porque al final se resumen en tareas no ejecutadas, reuniones improductivas, citas perdidas y compromisos incumplidos, por ende, pérdida de dinero para tu negocio.
A veces, sientes que tu trabajo está atrasado, por ende, te estresas y te frustras. Y aunque es una gran verdad que no puedes controlar el tiempo en sí mismo, siempre es posible tomar el control sobre el tiempo que tenemos en nuestras manos y aprovechar al máximo cada minuto de trabajo, ello exige orden, concentración, disciplina y la determinación para cambiar viejos hábitos de hacer las cosas.
Claves para poner el tiempo a tu favor
Todo parte de la planificación. Tan sencillo como tomar un lápiz y un papel y escribir el plan del día, allí plasmas que tareas debes cumplir, todo en función de los objetivos de trabajo. Importante definir términos de tiempo, y al final del día, proponerte hacer el visto-bueno a cada tarea y, de no llegar a concretarla, retomarla como primera actividad para el siguiente día. Especialistas en la gestión del tiempo recomiendan que debes dar prioridad adecuada a cada tarea, pueden ir surgiendo nuevas tareas en el camino, pero todo tiene su prioridad y señalan que es mejor empezar por las tareas que menos nos gustan, o las más complicadas, por la mañana, porque, a esa hora, tenemos más energía para encararlas.
Pon orden. El orden y la limpieza en tu sitio de trabajo son vitales para el ahorro de tiempo. Es importante que logres, a través del orden, que todos sepan localizar sus instrumentos de trabajo. Algo que parece básico, pero que con el paso del tiempo, si te descuidas, nadie sabrá responder, es, por ejemplo, donde quedó archivado el informe del día, o una comunicación importante o algo tan sencillo como los cartuchos de la impresora. Sin orden, irremediablemente habrá pérdida de tiempo.
Ser puntual es un propósito. Tú, más que nadie, conoces tu rutina, sabes calcular las distancias de recorrido de un sitio a otro, por lo que no llegar a tiempo a tu trabajo, a tus citas o a cualquier compromiso, es inexcusable.
Otro propósito relacionado con la puntualidad es no solo llegar a la hora sino, además, no alargar la estadía más de lo necesario cuando cumplas compromisos como reuniones o almuerzos de trabajo.
Ser previsivos. En todo proceso de negociación y acuerdos, los contactos telefónicos son vitales. Durante el día sueles hacer muchas llamadas, unas planeadas y otras no. Mi recomendación es que antes de hacerlas, asegúrate de recopilar toda la información que puedas necesitar para tenerla a mano y no tener que hacer pausas en la llamada o posponerla para buscarla.
Planifica los descansos. Somos humanos y, por ende, necesitamos descansar para poder seguir trabajando. Cada tanto toma un respiro, estira las piernas o toma un café o una gaseosa. Volverás renovado y listo para seguir trabajando. Si te sientes frustrado o sin poder resolver un problema, el descanso te ayudará a despejar la mente y volver a enfocarte en la solución.
Cada minuto cuenta. Cada minuto que dediques a algo, es importante que sea verdadero. Más vale dedicar 10 minutos con efectividad a una tarea que dedicarle 1 hora sin estar verdaderamente centrado en ella. La calidad del tiempo es más importante que la cantidad. Intenta hacer diferentes cosas en un minuto, allí aprenderás el verdadero valor de ese minuto.
Ojo con quienes restan. Aunque no lo creas, existen los llamados “ladrones del tiempo”, y en la mayoría de los casos, estos terminan siendo de tu entorno personal, por ello no permitas que los asuntos personales interfieran en tu agenda de trabajo. Un paso importante es evitar interrupciones del teléfono, tanto celular como fijo, mientras atiendes a un cliente o estás en una reunión. Dejar en claro que no recibirás llamadas, o coloca el móvil en modo silencio por el tiempo que estarás concentrado en una labor.
Esto te llevará a escuchar atentamente cuando te hablan. Y si tienes problemas de concentración, acostúmbrate a anotar, sobre todo cuando hablas con un cliente o un proveedor. Escribir te ayudará a recordar datos que luego podrás necesitar.
Evita el estrés. Hay quienes les agrada trabajar bajo presión, pero el estrés es un enemigo potente que hace que no se aproveche bien el tiempo. Se puede trabajar con intensidad sin necesidad de estar estresado.
Se proactivo: En lugar de reaccionar ante las cosas que te van ocurriendo, adelántate a los acontecimientos, planifica y se proactivo.
La tecnología y tu equipo son tus aliados del tiempo. Te agobias de tantas tareas y no te detienes a pensar que delegando actividades y haciendo un uso correcto de la tecnología puedes optimizar el uso del tiempo de trabajo.
Balance. No todo es trabajo, todas las áreas importantes de tu vida, trabajo, familia, diversión, amigos, compromisos, deben tener una fracción de tu tiempo, unas más, otras menos, pero todas en equilibrio. Recuerda que al referirte al tiempo, la calidad es lo que cuenta. Debes trabajar en ti mismo para alcanzar el balance entre todas las áreas importantes de tu vida.
No es, como te comenté al principio, una misión imposible de cumplir, todo se basa en gestión del tiempo, basado en el orden, la concentración, disciplina y la determinación de cambiar viejos hábitos.
María Inés Morán